Wat dien ik in?

Als u een projectidee of subsidieaanvraag heeft die past binnen één van de openstaande oproep kunt u deze indienen via het digitale loket 'Mijn ZonMw'. Naast het invullen van het aanvraagformulier vragen wij u om een aantal documenten toe te voegen: bijvoorbeeld een gedetailleerde projectbegroting en de Verklaring akkoord indienen uitgewerkte subsidieaanvraag.

In een openstaande subsidieoproep treft u een link aan naar ‘Mijn ZonMw’ Als u op de link klikt komt u in de overzichtspagina van de openstaande subsidieoproepen. Hier kunt u het aanvraagformulier selecteren wat bij de oproep hoort.

U kunt direct via 'Mijn ZonMw' de verklaring akkoord toevoegen aan de uitgewerkte subsidieaanvraag. Of u kunt uiterlijk een week na het indienen van de subsidieaanvraag de verklaring per mail toesturen. U stuurt de mail naar het betreffende programmasecretariaat zoals vermeld in de subsidieoproep.

Door ondertekening van de Verklaring akkoord gaat de bestuurlijk verantwoordelijke en de hoofdaanvrager akkoord met indiening van de subsidieaanvraag. Zij ondertekenen beiden dit document.

In een projectbegroting beschrijft u hoeveel financiering u nodig denkt te hebben voor de onderdelen personeel, materieel, implementatiekosten, overige kosten en bijdragen van derden. In de subsidieoproep leest u welk begrotingsformat u kunt gebruiken. Als dit niet in de oproep vermeld staat, dan pakt u het format dat het best aansluit bij uw instelling.

Kosten van de accountantsverklaring

Accountantskosten tot een maximum van € 3.500,- mogen bij projecten van € 125.000,- of meer opgenomen worden in de begroting. Door de wijziging van de Algemene subsidiebepalingen ZonMw per 1 april 2022 moet er na afronding van een project van € 125.000,- of meer naast de financiële eindverantwoording ook een controleverklaring van een accountant aangeleverd worden.

Universiteiten en universitair medische centra mogen accountantskosten niet opnemen in de begroting. Met deze instellingen zijn aparte afspraken gemaakt over de vereiste accountantsverklaring. Neem hiervoor contact op met uw financiële afdeling.

Kosten voor Open Access publicatie

ZonMw vereist dat aanvragers en projectleiders zich houden aan het ZonMw Open Access beleid. Open Access heeft als doel om publiek gefinancierd onderzoek voor iedereen gratis online toegankelijk te maken. In de oproeptekst staat of hier kosten voor opgenomen mogen worden in de projectbegroting en wat het maximale bedrag is.

BTW

De door ZonMw verstrekte subsidies zijn niet belast met BTW. De door ZonMw gesubsidieerde projecten dienen het algemeen belang en ZonMw is geen ‘verbruiker van diensten’ met betrekking tot de door de subsidieontvanger geleverde prestatie. U hoeft dus over de ontvangen subsidie geen BTW af te dragen.

Als u als subsidieontvanger de subsidie aanwendt om goederen of diensten in te kopen, betaalt u daarover BTW. Als u de betaalde BTW niet in de BTW-aangifte kunt verrekenen, kunt u deze opvoeren als projectkosten binnen het maximaal toegezegde subsidiebedrag.

Kosten medisch-ethische beoordeling van onderzoek of een CCD-vergunning

Voor bepaalde projecten is een medisch-ethische beoordeling van onderzoek (geneesmiddelenonderzoek, onderzoek naar medische hulpmiddelen en overig medisch-wetenschappelijk onderzoek) of een projectvergunning van de Centrale Commissie Dierproeven (CCD) noodzakelijk. Volgens onze subsidiebepalingen kan een project, waarbij dit nodig is, niet starten met de inclusie van proefpersonen of proefdieren zonder een afschrift van de goedkeuring dan wel de vergunning. Voor de medisch-ethische beoordeling van onderzoek of een CCD-vergunning kunt u kosten opnemen in de begroting. De werkelijk gemaakte kosten dient u bij de eindafrekening van het project te verantwoorden op basis van onderliggende facturen.

Veldnorm

Betreft uw onderzoek een WMO-plichtige zorgevaluatie? Dan attenderen wij u op de Veldnorm. De Veldnorm beoogt, binnen de kaders van wetgeving zoals de Wet Medisch-wetenschappelijke Onderzoek (WMO), Clinical Trial Regulation (CTR) en Medical Device Regulation (MDR), te zorgen voor een uniform en proportioneel kader voor toetsing en kwaliteit van zorgevaluaties, en daarmee te bevorderen dat zorgevaluaties sneller kunnen starten en eenvoudiger uitgevoerd kunnen worden. Meer informatie over de toetsing en kwaliteitsborging van de Veldnorm vindt u hier.

• Tarieven aanvragen projectvergunning dierproef.
• Tarieven beoordeling geneesmiddelenonderzoek en onderzoek naar medische hulpmiddelen.
• Voor de beoordeling van overig medisch-wetenschappelijk onderzoek in Nederland gelden aparte tarieven. Deze tarieven verschillen per erkende medisch-ethische toetsingscommissie (METC).
• Meer informatie over de toetsingsprocedure medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen.

Vergoedingsregeling Benchfee

In het contract met de VSNU is over de benchfee het volgende vastgelegd:

• Voor promovendi (uitgaande van een vierjaarsaanstelling) en senior wetenschappelijk medewerkers (uitgaande van een tweejaarsaanstelling) wordt een persoonsgebonden benchfee van € 5.000 ter beschikking gesteld. Er wordt een ondergrens van 2 jaar aangehouden. Bij aanstelling van promovendi langer dan twee jaar wordt de volledige benchfee verstrekt.  
  Deze afspraak geldt ook voor de 3-jarige promovendus, die al een jaar promotie in zijn masterfase heeft doorlopen.
• Het NWO-Talentprogramma (Veni, Vidi en Vici) wijkt af van deze regeling. In de begroting voor dit programma kunt u geen benchfee opvoeren.
• De benchfee is bedoeld voor promotiekosten en (buitenlands) congresbezoek. De benchfee is bestemd voor de projectuitvoerder, maar wordt ter beschikking gesteld aan de projectleider. De uitvoerder heeft er dus recht op. De aanwending van de benchfee dient overlegd te worden tussen projectleider en projectuitvoerder. Voor promovendi is de tegemoetkoming in de drukkosten van het proefschrift in de benchfee opgenomen. Hierdoor kunnen promovendi op dit type projecten geen aanspraak meer maken op aparte vergoedingen voor drukkosten van het proefschrift. De benchfee kan echter naar eigen inzicht van projectleider-projectuitvoerder worden aangewend.

Het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008 legt wederzijdse verplichtingen vast met betrekking tot de medewerkers die bij instellingen in dienst treden voor door ZonMw gefinancierde projecten. U vindt hier de salaristabellen voor personeel van universitaire instellingen en universitair medische centra. Deze salaristabellen bepalen de hoogte van de bij ZonMw aan te vragen personele kosten. Deze tabellen zijn gebaseerd op respectievelijk de CAO van de Nederlandse universiteiten en de CAO van de universitair medische centra.