Subsidies en samenwerking, bijdragen van derden

Welke vorm van samenwerking het ook betreft, het is van belang dat de gemaakte afspraken binnen het project voldoen aan de ZonMw algemene subsidiebepalingen, het Europese staatssteunrecht en specifieke voorwaarden uit de oproep. Al deze afspraken moeten juridisch goed worden vastgelegd.

Op deze pagina staan handreikingen over hoe u een samenwerking goed kunt vastleggen en waar u op moet letten. Deze informatie is bedoeld als hulpmiddel bij het vastleggen van (samenwerkings-) afspraken, hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

De subsidies die ZonMw verstrekt, mogen niet leiden tot onrechtmatige staatssteun. Daarom kunnen bij verschillende vormen van een samenwerking andere voorwaarden worden gesteld.

Samenwerkende partijen kunnen (onrechtmatig) voordeel halen uit de subsidie die aan de subsidieontvanger is verstrekt. Het is afhankelijk van welke soort partijen in deze samenwerking zitten, of dit voordeel geclassificeerd wordt als onrechtmatige staatssteun. 

Meer informatie over hoe ZonMw geoorloofd staatssteun kan verlenen, kunt u vinden op de ZonMw webpagina Vrijstellingverordeningen staatssteun.

Hieronder staat omschreven wat ZonMw verstaat onder de termen Onderzoeksorganisatie en Onderneming.

Onderzoeksorganisatie

ZonMw hanteert hiervoor de definitie uit het Europese staatssteunrecht en beoordeelt zelfstandig of een samenwerkende organisatie aan de betreffende voorwaarden voldoet.
De belangrijkste criteria van een onderzoeksorganisatie zijn samengevat:

• De hoofdzaak van de organisatie is kennis opdoen/verspreiden/lesgeven.
• Activiteiten bestaan uit fundamenteel/industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling.
• Winst van de organisatie die voortvloeit uit de gesubsidieerde activiteiten wordt opnieuw geïnvesteerd in nieuw onderzoek/ontwikkeling, onderwijs en/of kennisverspreiding.
• Ondernemingen die een beslissende invloed kunnen uitoefenen op de onderzoeksorganisatie (in hun hoedanigheid van bijvoorbeeld aandeelhouder of lid van de organisatie) mogen geen voorrechten hebben op toegang tot de onderzoekscapaciteit, het onderzoeksprogramma of de resultaten van de onderzoeksorganisatie.

Ondernemingen

Alle andere organisaties die niet vallen binnen de criteria van Onderzoeksorganisatie, worden aangeduid als ‘Ondernemingen’. Dit sluit aan bij het begrip dat wordt gehanteerd in het Europese staatssteunrecht. Dit is ruimer dan het begrip dat meestal wordt gebruikt in het economische verkeer. Zo vallen onder meer ziekenhuizen, verpleeginstellingen, non-profit organisaties en stichtingen ook onder de definitie Onderneming die wordt gehanteerd in het Europese staatssteunrecht.

Om de gemaakte afspraken vast te leggen, zijn er verschillende soorten overeenkomsten mogelijk. Hieronder wordt per overeenkomst beschreven wat deze inhoudt, aan welke voorwaarden ze moeten voldoen, welke inhoud het moet bevatten, wat het format is en wat aangeleverd moet worden. Regelmatig wordt de term ‘cofinanciering’ gebruikt. Hieronder verstaat ZonMw in deze context elke eigen bijdrage van een project partner (inclusief eigen bijdrage van subsidie-ontvangende partijen) of van een sponsor.

Vóór indiening van de aanvraag is het van belang om na te gaan of en op welke manier partijen zullen samenwerken en/of bijdragen. Samenwerking en andere manieren van bijdragen dienen duidelijk in de aanvraag en begroting aangegeven te worden.

Formats

ZonMw heeft voorbeelden (in het Nederlands en Engels) opgesteld. Het is niet verplicht om dit voorbeeld te gebruiken, maar dit wordt wel aangeraden. Eventuele modificaties in het model moeten direct herkenbaar zijn. Om u te ondersteunen bij het correct invullen van de formats Consortium- en Sponsorovereenkomst, heeft ZonMw een instructie opgesteld. Lees deze goed door voordat u de formats invult.

Letter of Commitment

In een Letter of Commitment (LoC) verplichten de projectpartijen en/of sponsors, behalve de hoofdaanvrager, zich tot de toegezegde bijdrage aan het voorgestelde project. Deze bijdrage kan geldelijk of in natura zijn (inclusief uitvoering van activiteiten).

Inhoud en voorwaarden

• De brief moet een omschrijving van de bijdrage in geld of natura (waaronder de werkzaamheden) en de hoedanigheid (samenwerkende partij of sponsoring) bevatten. De LoC mag maar één opschortende voorwaarde bevatten, namelijk dat de toezegging alléén geldt als ZonMw de subsidieaanvraag honoreert.
• Elke samenwerkende en sponsorende organisatie moet een exemplaar aanleveren, behalve de organisatie waaraan de hoofdaanvrager is verbonden.
• Het briefhoofd van de betreffende deelnemende organisatie moet gebruikt worden.
• De moet geadresseerd zijn aan de organisatie waaraan hoofdaanvrager is verbonden.
• De LoC moet ondertekend worden door de persoon die daartoe gerechtigd is.

Wat moet wanneer worden aangeleverd?

• Getekende Letter of Commitment
• Bij indiening van een uitgewerkte subsidieaanvraag

Consortium-/samenwerkingsovereenkomst

In een consortiumovereenkomst ofwel samenwerkingsovereenkomst (uitwisselbare termen voor eenzelfde type overeenkomst) leggen de projectpartners (ook projectgroep genoemd) vast onder welke voorwaarden ze gezamenlijk het project gaan uitvoeren. Dat kunnen zowel partijen zijn die (indirect) subsidie ontvangen als partijen die voor eigen rekening en risico deelnemen.

Inhoud en voorwaarden

De inhoud van deze overeenkomst moet tenminste de voorwaarden bevatten waaronder samenwerkende partijen hun respectievelijke bijdragen leveren aan het project. De overeenkomst moet ten minste de volgende punten omvatten:

• de bijdrage van iedere partij in de kosten van de uitvoering van het project;
• de regels voor de inbreng van reeds bestaande kennis;
• de regels voor toegang tot de ingebrachte, reeds bestaande kennis tijdens en na afloop van het project;
• de verdeling van de rechten op de resultaten;
• publicatieverplichting;
• verwijzing naar en toepasselijkheidsverklaring van ZonMw Algemene Subsidiebepalingen en specifieke voorwaarden die in de oproep staan vermeld.

Zie voor verdere toelichting de uitleg bij het model.

Format

Lees voordat u het Model invult goed de uitleg door.

Wat moet wanneer worden aangeleverd?

• Definitieve niet getekende concept-versie als ZonMw daarom verzoekt
• Getekende versie binnen door ZonMw gestelde termijn

Sponsorovereenkomst

Een sponsor is een organisatie die niet actief deelneemt aan de uitvoering van het project en alleen bijdraagt (in geld of in natura). In een sponsovereenkomst worden de afspraken vastgelegd met deze deelnemende onderneming (de sponsor) die dus geen deel uitmaakt van de samenwerking.

Inhoud en voorwaarden

• Duidelijk moet worden beschreven wat de voorwaarden zijn waaronder de sponsor een bijdrage levert aan het project

Format

Lees voordat u het Model invult goed de uitleg door.

Wat moet worden aangeleverd?

• Definitieve niet getekende concept versie bij honorering als ZonMw daarom verzoekt
• Getekende versie binnen door ZonMw gestelde termijn

Indien een aanvrager derden inhuurt voor de uitvoering van een deel van de projectactiviteiten wordt dit gezien als opdrachtverlening. ZonMw beschouwt dit niet als een vorm van samenwerking. Dit moet de aanvrager met betrokken partijen vastleggen in een (marktconforme) schriftelijke overeenkomst waarbij bedongen wordt dat resultaten op voorhand aan de aanvrager worden overgedragen. Daarnaast betekent dit dat de aanvrager in de aanvraag en begroting duidelijkheid moet verschaffen over de te maken kosten (inclusief btw). De aanvrager moet zich bij een opdrachtverlening houden aan de aanbestedingsregels die mogelijk van toepassing zijn. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan en daadwerkelijk sprake is van een opdracht, zal dit niet worden aangemerkt als staatssteun.

ZonMw kan de Consortium-, Sponsor- en/of Opdrachtovereenkomst opvragen om de afspraken te controleren op conformiteit met de Algemene Subsidiebepalingen ZonMw, het Europese staatssteunrecht en specifieke voorwaarden die in de oproep zijn gesteld. De gemaakte afspraken in de verschillende overeenkomsten, mogen niet leiden tot het verlenen van (directe of indirecte) onrechtmatige staatssteun. De gemaakte afspraken dienen in lijn te zijn met de ZonMw voorwaarden en dienen deze niet in te perken. Met name de voorwaarden die betrekking hebben op het algemene doel van ZonMw om resultaten (zonder vergoeding) ter beschikking te laten komen van de Nederlandse samenleving en op publicatievrijheid en publicatieplicht zijn voor dit soort afspraken van belang. Dit betreft met name bepalingen op het gebied van inbreng en gebruik van bestaande kennis, gebruik en overdracht van resultaten, publicatie en geheimhouding.

Als zelfstandig bestuursorgaan moet ZonMw zelf een oordeel vormen of er risico is op het verlenen van onrechtmatige staatssteun. Naast de beoordeling van de overeenkomst door ZonMw, behoudt de subsidieontvanger ten alle tijden zijn eigen verantwoordelijkheid om te voorkomen dat het Europese staatssteunrecht wordt geschonden en dat er wordt voldaan aan de overige voorwaarden die verbonden zijn aan het verstrekken van de subsidie. Het feit dat ZonMw een overeenkomst accepteert of dat zij deze niet beoordeelt, betekent niet dat geen sprake kan zijn van onregelmatigheden in het licht van de hiervoor genoemde voorwaarden.

ZonMw maakt geen onderdeel uit van de overeenkomst. Voor hulp bij het opstellen van een overeenkomst kunnen aanvragers terecht bij de (juridische) adviesafdeling van hun organisatie.