Voor elkaar! Meegevers voor het programma in 2020
Het programma Voor elkaar! stelt organisaties voor en door mensen met een (chronische) ziekte, beperking of psychische aandoening in de gelegenheid om een project uit te voeren dat bijdraagt aan een beter leven voor hun (brede) achterban. Sinds de start van Voor elkaar! in het najaar van 2018 zijn in totaal 6 verschillende subsidieoproepen opengesteld.
De beoordeling van de aanvragen moet zorgvuldig gebeuren. Maar de procedures mogen niet onnodig ingewikkeld en tijdrovend zijn. De informatie over de subsidieoproepen, de criteria, wie kan indienen en hoe de beoordeling in zijn werk gaat, moet helder zijn. Het programmateam van Voor elkaar! vroeg zich af: zijn we daar voldoende in geslaagd, en wat kunnen we beter doen? Via een enquête en gesprekken hebben wij indieners om hun mening gevraagd.
Bekijk de uitkomsten uit de enquête. Is deze niet goed te lezen, neem dan contact met ons op.
Uit zowel de enquête als de gesprekken bleek dat de informatie in het algemeen duidelijk en begrijpelijk was. Wel werd opgemerkt dat niet alle informatie even goed te vinden was.
Lucinda van Ewijk, communicatiemedewerker van het team Voor elkaar: ‘We gaan op basis van dit signaal de informatie op de website anders ordenen. Er komt een pagina die vooral gaat over het programma, de projecten en de subsidieoproepen. Daar komt alle informatie over het proces bij elkaar te staan. Voor aanvragers die willen weten hoe het proces van indienen tot aan honorering verloopt, maar ook voor projectleiders die willen weten hoe het traject ná de honorering eruit ziet. Wat komt er allemaal bij kijken?’
Communicatiecollega Claudia Hoezee vult aan: ‘Op die pagina vind je straks ook alle projecten op een rijtje: waar gaan ze over, hoe worden de projecten uitgevoerd, wat is het verwachte resultaat, met wie wordt er samengewerkt. Dat soort informatie.’
‘We richten een andere pagina in als nieuwspagina. Alle nieuwtjes, interviews, filmpjes en artikelen die over de projecten gaan, zijn daar straks te vinden. De stukken van onze Razende Reporter Marcel Senten komen daar bijvoorbeeld ook op te staan. Met deze indeling weet je straks meteen waar je moet zoeken.’
Duidelijke taal
Terug naar de enquête. Daaruit bleek namelijk ook dat we niet altijd dezelfde woorden gebruikten om iets aan te duiden. Lucinda: ‘We moeten eenheid van taal bewaren. Soms stond het in de subsidieoproep net iets anders opgeschreven dan op het aanvraagformulier. Dat geeft verwarring. Dat gaan we vanaf nu anders doen. De koepels Patiëntenfederatie Nederland, Ieder(in) en MIND hebben ons geadviseerd welke begrippen we het beste kunnen gebruiken.’
‘Vooral de begrippen bereik en impact hebben meer toelichting nodig’, vult Marie-José van Rooij aan. Zij is implementatieadviseur bij Voor elkaar!. ‘We vinden het belangrijk dat aanvragers aansluiten bij de behoefte van de achterban, goed samenwerken en concrete resultaten opleveren. Uit eerder onderzoek blijkt namelijk dat dat belangrijke succesfactoren zijn. We moeten dus duidelijker communiceren wat we bedoelen én dat we op die factoren letten. Want daar beoordelen we ook de subsidieaanvragen op.’
‘Tegelijkertijd willen we gedurende dit programma met elkaar scherper krijgen wat impact precies inhoudt’, vervolgt Marie-José, ‘specifiek voor de patiëntenbeweging. Misschien zit ‘m dat in andere dingen dan we tot nu toe uit onderzoek hebben kunnen afleiden.’
Tijd en inspanning
De meeste indieners vonden dat ze voldoende tijd hadden om hun project(idee) op papier te zetten. Programmasecretaris Robert Jabroer: ‘Wat we ons onvoldoende realiseerden, is dat niet alleen het invullen van de subsidieaanvraag zelf tijd kost. Ook de zaken er omheen vragen tijd en inspanning. Denk aan het raadplegen van de verschillende partners die aan het project meedoen en ze aan boord krijgen van je project. En het invullen van allerlei gegevens in ProjectNet. Bijvoorbeeld over de leden van je projectgroep en een samenvatting van het project(idee). We gaan nog nadrukkelijker adviseren: begin op tijd. Als je dan toch ergens tegenaan loopt, is er voldoende ruimte dat op te lossen of om contact met ons op te nemen.’
Robert vervolgt: ‘Op ieders verzoek houden we het aanvraagformulier voor subsidie zo beknopt en ook zo concreet mogelijk. Maar we hebben gehoord dat men niet altijd alles kwijt kan op het huidige formulier. We gaan bekijken hoe we bij een volgende subsidieoproep aan indieners ruimte kunnen geven om nog iets toe te voegen. Maar ook weer niet te veel, want de referenten en commissieleden die de aanvragen beoordelen, moeten die wel op dezelfde punten kunnen vergelijken.’
Hoe verder na de honorering van een project?
Robert: ‘We zijn vooral druk bezig geweest met de communicatie rondom de 6 subsidieoproepen. Maar er valt natuurlijk nog veel meer te melden. Het houdt niet op bij de procedure rondom het indienen en beoordelen van subsidieaanvragen. Als een project is gehonoreerd, is een aantal administratieve handelingen nodig voordat je het subsidiebedrag ontvangt en kunt beginnen.’
‘En daarna komt hoe het verder met het project gaat na de start. We kregen vragen binnen zoals “hoe moeten we ons verantwoorden over hoe het project verloopt” en “wat moeten we doen met de uitkomsten”. Dat deel van het verhaal gaan we nu ook op de website zetten. Zodat iedereen die met een project gaat starten, weet waar men aan toe is.’
Ervaringen en resultaten en ophalen
Inmiddels is er een ‘razende reporter’, die ervaringen verzamelt uit de projecten. Jolanda: ‘Dat betekent dat er geen tussentijdse voortgangsverslagen gemaakt hoeven te worden, zoals in andere ZonMw-programma’s. Dat scheelt enorm veel tijd.’
Robert: ‘De razende reporter informeert niet alleen naar de voortgang, hoe het ermee staat, maar haalt meteen tips en goede voorbeelden op. We hopen dat de deelnemers van de verschillende projecten zo ook iets aan elkaar hebben. Wat zijn succesfactoren, en wat moet je vooral niet doen.’
Bekijk het e-magazine met de eerste verhalen uit de projecten
‘De mensen die we gesproken hebben, geven aan dat er behoefte is om van elkaar te leren’, vertelt Marie-José: ‘Daar gaan we met INVOLV (voormalig PGOsupport) en de commissieleden van Voor elkaar! verder naar kijken. Hoe kunnen we dit (buiten de netwerkbijeenkomsten) organiseren. En hoe kunnen ook organisaties die bij ons geen project hebben lopen, profiteren van wat we binnen het programma Voor elkaar! leren.’
Ondersteuning vanuit INVOLV (voormalig PGOsupport)
Marie-José: ‘We zijn er achter gekomen dat niet iedereen afwist van het aanbod van INVOLV (voormalig PGOsupport) om zich voor te bereiden op het indienen van een subsidieaanvraag. Anderen wisten er wel van, maar voor sommigen van hen kwam het tijdstip niet uit. Wij realiseren ons dat tijd kostbaar is, omdat velen zich voor hun achterban inzetten naast een baan of naast de zorg voor een familielid.’
‘Daarom gaan we nog meer informatie delen via de website. Of we organiseren een webinar, dat online te volgen is. Daarvoor hoef je niet de deur meer uit.’
‘Misschien is individueel advies, op het moment dat het jou uitkomt, geschikter dan een workshop op een vast tijdstip’, suggereert Marie-José. ‘We hebben aan INVOLV meegegeven om, zeker in de laatste weken voor de deadline van een subsidieoproep, meer tijd vrij te maken voor individuele advisering.’
Robert: ‘INVOLV kan meelezen en advies geven over de inhoud van de aanvraag. Ook bij ZonMw kun je terecht. Wij kunnen bijvoorbeeld uitleg geven over de criteria in de subsidieoproep, of feedback geven na een afwijzing. We hebben het afgelopen jaar gemerkt dat mensen het fijn vinden om daar over met ons contact te hebben. Wij staan klaar om vragen te beantwoorden. Zo’n telefoontje of gesprek kan veel verhelderen.’
Een combinatie van een informatiebijeenkomst plus een training van INVOLV vinden de meesten te veel van het goede. Daarom gaan ZonMw en INVOLV deze bijeenkomsten voortaan los van elkaar aanbieden.
Op naar 2020
Jolanda: ‘Dit waren de belangrijkste meegevers die we kregen van de indieners via de enquête en de verdiepende gesprekken. Met name dank daarvoor aan degenen die met ons hierover in gesprek gingen. We houden ons altijd aanbevolen voor suggesties en verbeteringen. Dus als iets niet duidelijk is, trek vooral aan de bel!’
‘Over welke oproepen we gaan openstellen in 2020 zijn we ons nog aan het beraden. Zes subsidieoproepen in één jaar, zoals in 2018-2019, is misschien wat veel. Begin 2020 hakken we de knoop door en geven we duidelijkheid waar we mee verder gaan.’
‘De afgelopen tijd hebben we al veel opgestoken van de projecten die gestart zijn. Bijvoorbeeld over welke onderwerpen belangrijk zijn voor een toekomstbestendige en meer impactvolle organisatie voor mensen met chronische ziekten, beperkingen en psychische aandoeningen of hun naasten. Dat zit ‘m niet alleen in wat je doet, maar ook in hoe je dat doet. ZonMw en de commissie willen hier op voortbouwen in 2020.’
