Q&A SET Visievorming

De SET Visievorming is een subsidie van 20.000 euro die organisaties konden inzetten om tot een gedegen visie te komen. Deze subsidie werd dan bijvoorbeeld besteed aan het inhuren van een consultant, of er werd budget en tijd vrijgemaakt voor beleidsmedewerkers om hiermee aan de slag te gaan. De SET visievorming kan vervolgens een opmaat zijn naar de reguliere SET, waarmee e-health daadwerkelijk geïmplementeerd kan worden.

Waarom hebben jullie de SET Visievorming aangevraagd?

B: De SET visievorming bood voor ons een mooie impuls om met behulp van externe adviseurs een visie op e-health te ontwikkelen.

R: Wij hadden behoefte aan nadere duiding van onze ambities op het gebied van e-health. Wat willen we precies doen en vooral: waarom? Daarnaast hebben we de SET visievorming gebruikt om vervolgens de grote SET-aanvraag op te kunnen stellen. Zonder een visie was dit waarschijnlijk niet gelukt.

Hoe ziet jullie visie eruit en hoe draagt deze visie bij aan het implementeren van e-health?

B: Onze visie hebben we geformuleerd in een presentatie voor intern gebruik. Het mooie van het hebben van deze visie, is dat onze directie zich hieraan kon binden. De directie is een echte supporter van de stappen die we nu in de organisatie zetten op het gebied van e-health. De e-health visie werd in juli 2020 opgesteld. Op dit moment wordt er door GGZ Breburg een behandelvisie voorbereid. E-health is hier integraal onderdeel van. Dat we deze stappen nu zetten is mede als gevolg van het inzetten van de SET visievorming. De visie wordt geïmplementeerd met behulp van een project dat we kunnen draaien doordat we ook twee grotere SET aanvragen toegekend gekregen hebben.

R: Dit hebben wij mooi visueel weergegeven in een praatplaat:
Bekijk praatplaat

Hoe zijn jullie tot een visie gekomen en wat zijn jullie er vervolgens mee gaan doen in de grote SET?

B: We zijn in verschillende rondes in gesprek gegaan met groepen collega’s. Punten die eerdere gespreksrondes als belangrijk hadden aangemerkt namen we hierin mee, om de plannen te verrijken. Hier zijn verschillende ontwikkelrichtingen uitgekomen, die beoordeeld zijn op impact en haalbaarheid voor de organisatie op dat moment. Deze richtingen betreffen het implementeren van een 24/7 digitale bereikbaarheid van langdurige zorg cliënten, het digitaliseren van de zorglogistiek van poliklinische cliënten en e-health integraal onderdeel maken van het zorgaanbod.

R: Wij hebben een aantal focussessies gehouden met behandelaren om tot input te komen. Daar kwamen een heleboel ideeën naar voren over de mogelijkheden op het gebied van e-health. Ook kwamen er wensen en voorstellen naar boven. Uit al deze input hebben wij doelen geformuleerd voor de grote SET. Met de grote SET gaan we verder met het invulling geven aan die doelen en wensen.

Wat voor nieuwe inzichten heeft de visievorming gegeven?

B: E-health kent een heel duidelijk zorgcomponent, maar heeft een organisatorische grond nodig om onderdeel te worden van het handelen van professionals.

R: Er leven veel ideeën en er is veel enthousiasme bij behandelaren. Er kunnen flinke stappen gezet worden, mits we daarin gefaciliteerd worden wat betreft het vrijmaken van tijd voor behandelaren. Dit kunnen we nu dankzij de grote SET verder oppakken.

Hoe gaan jullie de visie nu bekend maken binnen jullie organisatie, hoe dragen jullie dit uit?

B: We hebben deze visie al in juli 2020 opgeleverd. We hebben toen in overleg met de zorgdirecties en –management aanvragen gedaan voor twee reguliere SET subsidies. Na toekenning van de subsidies zijn we met zorgteams in overleg gegaan over hoe we concreet de subsidie wilden gaan vormgeven. Op ons eigen intranet hebben we hierover verder gecommuniceerd.

R: Wij zijn bezig met een communicatieplan en daarin wordt de verspreiding in de organisatie verder belicht.

Leidt de visie tot inzet van meer e-health? Of hoe zorg je ervoor dat de visie tot meer inzet gaat leiden?

B: De visie heeft zeker geleid tot meer inzet van e-health. Het draagvlak in de organisatie, vooral op directieniveau, nam toe. In combinatie met de overige aangevraagde en toegekende SET subsidies heeft e-health echt een vlucht genomen.

R: We zien nu al dat de inzet van e-health toeneemt. Door er aandacht aan te geven gaat het meer leven. Ook wordt het nu meer als strategisch belang in de gehele organisatie opgepakt. Van RvB, MT, teamondersteuners tot aan de werkvloer. De afdelingen communicatie en financiële administratie werken mee. Iedereen heeft e-health nu op het netvlies staan.

Hoe wordt de visie geborgd in de toekomst?

B: In de visie ten aanzien van behandeling van cliënten die op dit moment wordt opgesteld wordt e-health opgenomen. Dit heeft als doel dat e-health een integraal onderdeel wordt van de zorg.

R: De verwachting is dat we met het driejarige programma van de reguliere SET die we nu hebben, een verandering doormaken in de manier hoe therapie wordt aangeboden. Deze veranderslag zal dermate zijn, dat dit niet zomaar weer terug gaat naar het oude. Als de ervaringen positief zijn, zowel bij patiënten als bij behandelaren, dan wordt dit vast gehouden. De verwachting is dat patiënten positief zullen reageren.

Hoe zorg je dat de visie bijdraagt aan draagvlak en implementatie van het SET-project en dat het SET-project bijdraagt aan de visie/strategie van de organisatie?

B: Doordat we managers, leidende professionals en directie nauw betrokken hebben bij het opstellen van de visie, is het voor hen ook vanzelfsprekend om deze visie uit te dragen. We hebben in de uitvoering van de projecten vertegenwoordiging van cliënten betrokken vanuit onze cliëntenraden. De zorgprofessionals zijn onderdeel van de projectstructuur en -uitvoering. We laten de projectleiders informatie plaatsen op intranet bij successen.

R: Er wordt nu flink geïnvesteerd in ‘alle neuzen dezelfde kant op’. Dus alle managers en teamondersteuners hebben nu in hun jaarplannen e-health opgenomen en dit wordt over de gehele organisatie in alle teams doorgevoerd. We gebruiken de A3 systematiek om het in alle plannen en doelen in alle teams te formuleren. Dit doen we op bestuurlijk/strategisch niveau, maar ook op inhoudelijk niveau binnen de teams. De artsen als eindverantwoordelijke voor de behandeling hebben hier ook een belangrijke rol en zijn nu ook meer aangehaakt dan voordat we de SET gingen doen.

Hoe hangen verschillende projecten met elkaar samen binnen jullie organisatie? Denk dan aan SET, maar misschien ook andere (digitale zorg) projecten. En hoe monitor je dat ze allemaal bijdragen aan de visie?

B: We hebben degenen die verantwoordelijk waren voor het opstellen van de visie ook verantwoordelijk gemaakt voor de uitvoer van het programma. Hierdoor is er lijn gekomen in de stappen die we op dit gebied zetten.  We hebben een programmastructuur, waarvan ‘samen innoveren’, deel uitmaakt, met ‘samen digitaal’ als subthema. Op die manier wordt innovatie verbonden met de strategische koers en de andere programmathema's, zoals de behandelvisie en ook ‘samen regie’. Zo hebben we een implementatiewijze die aansluit op de gewenste cultuurverandering.

R: Innovatiemanagers zorgen voor verbindingen en overzichten van alle projecten en initiatieven die er lopen. Ook onderling tussen disciplines en tussen teams ontstaat er steeds meer kruisbestuiving. Een voorbeeld is een project waarbij we samen met Roessingh Research & Development onderzoeken welke wearables (activiteitenmeter, hartslagmeter, etc.) we in kunnen zetten. En dan ook hoe we die in gaan zetten (in welk zorgpad). Daarnaast zijn we bezig met een verkenning op het gebied van VR. Daarmee worden nieuwe behandelinzichten verkend, wat weer mee kan helpen om dingen te veranderen.

Heb je tips voor andere SET deelnemers, waarom zou iedereen een visie moeten hebben? Hoe helpt het de organisatie?

B: E-health lijkt het toverwoord aan beleidstafels. Professionals zien soms nog beperkt meerwaarde of denken dat e-health gelijk staat aan beeldbellen. Hier hebben ze niet allemaal even positieve ervaringen mee door gebrekkige hardware, verbindingen en/of vaardigheden. Een visie helpt bij het hebben van richting en om e-health integraal onderdeel uit te laten maken van de zorg.

R: Het is belangrijk om focus te kiezen, vaak wil iedereen te veel en zijn er te veel losse stukjes. Meer samenwerking geeft meer slagkracht. Het helpt als alle geledingen van de organisatie (management, teamondersteuners, RvB, etc.) één lijn trekken in de facilitering van e-health. Mensen doen toch vaak wat hun leidinggevende van hun vraagt. E-health moet dus ook uitgestraald worden. Dat moet eenduidig en duidelijk zijn en ‘hout snijden’.